Dostosuj się lub zniknij: Change management czyli zarządzanie zmianą

Biznes to tor, po którym wszyscy jedziemy. Ciągle rzuca nas w górę, w dół, w lewo i w prawo, a właśnie wtedy, kiedy myślisz, że przed tobą jest jedynie prosta droga, pojawia się pętla. Czy to wzloty spowodowane innowacjami technologicznymi, czy też subtelne turbulencje preferencji konsumentów, zmiany utrzymują nas ciągłym ruchu. Bez nich nasza opowieść o handlu i przemyśle byłaby nudna jak jazda samochodem do najbliższego sklepu.

Naturalnie, można próbować ignorować zmiany. jednak to właśnie firmy, które traktują zmianę jak personę non grata, kończą ją siedząc samotnie w kącie. Prawdziwe efekty odczują ci którzy zapraszają zmiany do tańca, przewidując je i podejmują działania w czas.

Dlaczego zmiany maja znacznie?

Firmy małe i duże bawią się w berka ze zmianami. Właśnie wtedy, gdy myślisz, że jesteś następną wielką rzeczą, zmiana klepie cię po ramieniu i powie: "Nie tak szybko". Może być to przełom technologiczny, który sprawia, że twój najgorętszy produkt wygląda jak wczorajszy obiad lub nagła zmiana na rynku, która pozostawia twoją strategię sprzedaży na lodzie. Zmiana nie puka; ona po prostu nadchodzi.

Znaczenia nadążania za zmianami nie da się przecenić. Zmiany stanowią krytyczne punkty zwrotne, w których firmy mogą albo wykorzystać nowe możliwości rozwoju i zróżnicowania, albo ryzykować zostanie nieistotnymi.

Zdolność adaptacji do zmian jest tym, co odróżnia liderów rynku od reszty. Wiąże się to z wczesnym rozpoznawaniem wiatrów zmian i odpowiednim dostosowywaniem żagli. Na przykład, firma obserwująca trend w kierunku zrównoważonego rozwoju może zmienić swoje linie produktów i praktyki operacyjne, aby dostosować je do wartości środowiskowych. W ten sposób zdobędą rosnący segment świadomych ekologicznie konsumentów.

Firmy nie mają tutaj prawdziwego wyboru. Od mediów społecznościowych i poprawy obsługi klienta za pomocą chatbotów lub systemów CRM po automatyzację procesów produkcyjnych - firmy muszą reagować na zmiany i zmieniać się, aby się rozwijać. Zarządzanie zmianą to aktualnie jedno z podstawowych wymagań rynku.

Ryzyko związane z postępem technologicznym

Czasami atrakcyjność nowej technologii może ukrywać ryzyko związane z jej używaniem. Jak powiedział kiedyś pewien mądry człowiek: "Wszystko, co może pójść źle, pójdzie źle".

Pole minowe błędów programowych

Ciesząc się nowymi rozwiązaniami, nie można zapominać o ryzyku wynikającym z wad programowych, które mogą prowadzić do awarii systemu, utraty danych lub nieprawidłowego funkcjonowania procesów biznesowych.

Wyobraź sobie scenariusz, w którym coś, co wydawało się drobną aktualizacją oprogramowania, wywołuje kaskadę awarii systemu w całej firmie. Nagle infrastruktura cyfrowa rozpada się w pył. Integralność danych jest zagrożona, a przepływ operacji, na których polegasz, zostaje przerwany. Konsekwencje? Utrata przychodów, spadek zaufania klientów i nadszarpnięta reputacja marki.

Błędy operacyjne

Musimy uważać nie tylko na usterki oprogramowania. Równie niebezpieczny może być element ludzki - błędy operacyjne. Błędy, takie jak niewłaściwe korzystanie z systemów lub nieumiejętne zarządzanie nimi przez pracowników, mogą również prowadzić do poważnych problemów, takich jak nieumyślne ujawnienie poufnych informacji, błędna interpretacja danych lub utrata wydajności operacyjnej.

Weźmy pod uwagę pracownika o dobrych intencjach, który przez brak odpowiedniego przeszkolenia dopuszcza się wycieku poufnych danych klientów. Skutki takiego naruszenia mogą być różne - od reperkusji prawnych po nieodwracalne szkody w relacjach z klientami.

Przeciwdziałanie ryzyku przez zarządzanie zmianą

Jak widać, kluczowe znaczenie dla firm ma nie tylko jak najszybsze wdrożenie nowych technologii, ale także zapewnienie odpowiedniego przeszkolenia pracowników w zakresie ich obsługi. Wdrożenie odpowiednich procedur zapobiegania i reagowania na błędy oprogramowania jest niezbędne. Regularne testowanie, monitorowanie wydajności i szybkie reagowanie na wykryte problemy to kluczowe strategie minimalizowania ryzyka. Pomaga to chronić operacje przed potencjalnymi stratami i gwarantuje ciągłość biznesową, nawet w nieoczekiwanych sytuacjach. Jak to zrobić?

ITIL i modele dojrzałości a change management

Włączenie ITIL i modeli dojrzałości do praktyk organizacyjnych oferuje ustrukturyzowaną ścieżkę przez zarządzanie zmianą i dostosowywania się do zmian technologicznych. Ta struktura kładzie nacisk na systematyczny postęp poprzez zdefiniowane etapy dojrzałości, odzwierciedlając ustrukturyzowany postęp występujący w systemach edukacyjnych.

W typ wypadku, ciężko o inne słowo tak trafne jak 'dojrzałość'. Podobnie jak edukacja jednostki przechodzi przez etapy - od przedszkola do szkolnictwa wyższego - tak samo zmienia się dojrzałość procesów organizacji.

Struktura ITIL obejmuje pięć podstawowych etapów:

• Inicjalny - Na tym etapie procesy są chaotyczne, nieprzewidywalne i silnie zależą od indywidualnych kompetencji i zaangażowania pracowników. Brakuje świadomości potrzeby zarządzania procesami, a działania opierają się głównie na spontanicznych reakcjach na bieżące wydarzenia.
• Powtarzalny - Firma zaczyna dostrzegać pewną regularność w osiąganych rezultatach. Choć procesy nadal nie są formalnie udokumentowane, praktyka mistrz-uczeń pozwala na przekazywanie wiedzy i utrzymanie pewnego poziomu regularności.
• Zdefiniowany - Na tym poziomie, organizacja wprowadza standardy i procedury, które pozwalają na zrozumienie i zarządzanie procesami w sposób systematyczny. Jest to etap, na którym procesy stają się zorganizowane i przewidywalne, a ich zarządzanie zaczyna przynosić oczekiwane efekty.
• Zarządzany - Etap ten charakteryzuje się zarządzaniem procesami na podstawie konkretnych miar wydajności. Organizacja korzysta z narzędzi takich jak dashboardy do monitorowania i optymalizacji procesów, co pozwala na świadome kierowanie działaniami i osiąganie lepszych wyników.
• Optymalizowany - Na tym najwyższym poziomie organizacja nieustannie dąży do doskonalenia swoich procesów. Strategia biznesowa i zarządzanie procesami są w pełni zintegrowane, a ciągła optymalizacja procesów jest częścią kultury organizacyjnej, promującą innowacyjność i efektywność.

DBPLUS PERFORMANCE MONITOR - Zarządzanie zmianą i optymalizacja w kontekście

DBPLUS PERFORMANCE MONITOR rozszerza teorię ITIL. Oprócz pomocy w poruszaniu się po pięciu etapach zarządzania usługami IT, integruje również kontekst historyczny. Umożliwia to klientom dokładne zrozumienie i analizę zdarzeń z przeszłości, pozwalając im podejmować świadome decyzje dotyczące strategii zarządzania usługami IT.

Biorąc pod uwagę szerszy kontekst historyczny, DBPLUS zapewnia lepsze zrozumienie zmian w czasie, ułatwiając głębszy wgląd w potencjalne ulepszenia lub niezbędne korekty.

Weźmy na przykład, ten Case

Aby zademonstrować skuteczność DBPLUS Performance Monitor, rozważmy przypadek klienta, w którym nowe zapytanie SQL wykazywało niespójne czasy wykonania, czasem szybkie, a czasem wolne, co czyniło je nieprzewidywalnym.

Pierwsze zapytanie: Identyfikacja i analiza problemu

• Dostęp do strony "Szczegóły SQL" w celu wprowadzenia wartości skrótu konkretnego zapytania.
• Wybrano 30-dniowy okres do kompleksowej analizy danych.
• Pogrupowano dane dotyczące wydajności według migawek systemu wykonywanych co 15 minut, aby obserwować zachowanie zapytania w czasie.

Drugie zapytanie: Wizualizacja problemu

• Przełączono na kartę "Wykres", aby porównać różne plany wykonania.
• Zauważono obecność szarych kolumn wskazujących dni wolne od pracy, podczas których zapytanie nie zostało wykonane.
• Zidentyfikowano "chimeryczny" plan początkowy i późniejszy zoptymalizowany plan, podkreślając zmienność wydajności.

Trzecie zapytanie: Wskazanie i usunięcie przyczyny

• Użyto zakładki "Explain Plan", aby bezpośrednio porównać wolne i szybkie plany wykonania.
• Zauważono znaczące różnice w indeksach używanych przez wolne i szybkie zapytania, szczególnie pod względem "Kardynalności" i "Kolumn".

Po utworzeniu konspektu czas wykonania stał się stabilny i szybszy, wykazując znaczną poprawę. Scenariusz ten przeanalizowano przy użyciu narzędzi DBPLUS, koncentrując się na wydajności zapytania w ciągu ostatnich 30 dni i badając różne plany wykonania. Porównując te plany, zidentyfikowano kluczowe różnice, szczególnie w indeksach, które wskazały przyczynę niestabilności i doprowadziły do optymalizacji wydajności zapytania.